۰۶
خرداد ۹۷
نظرات
۰
تحقیق باموضوع مدیریت جلسات و اصول برگزاری جلسه
مدیر سایت
تحقیق رایگان سایت علمی و پژوهشی آسمان , تحقیقات دانش آموزی ، فرهنگیان و دانشجویان اقدام پژوهی گزارش تخصصی
مدیریت جلسات
معمولا بیشتر وقت موسسات وسازمان ها صرف اجرای جلسات ونشست هایی میشود که اثربخشی ونتیجه حاصل از آن ها جای سوال دارد . بیشترمواقع درموسسات وادارات به هزینه اتلاف وقت که بزرگ ترین سرمایه های زندگی شخصی وشغلی می باشد ، کم توجهی میشودوجلسات برگزار شده بی نتیجه یا با کمترین نتیجه ممکن پایان می پذیرد .
به نظر می رسد در راستای اثر بخشی جلسات و جلوگیری ازاتلاف وقت توجه به نکات زیر موثرواقع گردد :
1- هدف از اجرای جلسات به دقت بررسی واز ضرورت برگزاری جلسه اطمینان حاصل شود .
2- بررسی فواید برگزاری جلسات (دقت درخصوص رعایت اصل هزینه – فایده ) . پاسخ به این سوال که ، برگزاری جلسه چه میزان اثربخشی خواهد داشت ؟ وآیا نتیجه حاصل از آن هزینه های ایجادشده راپوشش می دهد ؟ در بحث هزینه ها منظور فقط هزینه های اجرای جلسه نبوده ، بلکه هزینه زمان ازدست رفته ازجمله مهم ترین عوامل ایجاد هزینه ها مد نظر می باشد .
مسائل قابل توجه جهت تشکیل جلسات :
1- تاریخ برگزاری جلسه با فاصله زمانی مناسب (مثلا یک هفته قبل ) به اطلاع مدعوین برسد . بهتر است به فاصله دو یا یک روز مانده به تاریخ برگزاری جلسه ، با ارسال پیام کوتاه (sms)یا ارسال پیام به آدرس الکترونیکی(e-mail) زمان برگزاری جلسه یادآوری گردد . بدین ترتیب استفاده از فناوری نوین اطلاعات هم برای حاضرین در جلسه گوشزد می گردد .
2- در دعوت نامه، دستور جلسه به دقت به حاضرین اطلاع رسانی شودتا با آمادگی کامل در جلسه شرکت نمایند.
3- ساعت شروع و خاتمه جلسه از قبل مشخص و به دقت رعایت گردد.
4- زمان سخنرانی هریک از حاضرین در ابتدای جلسه در صورت امکان طی بودجه بندی زمانی به شرکت کنندگان ابلاغ گردد.
5- دبیر یا مسئول جلسه در جهت رعایت زمان اختصاص یافته به هریک از شرکت کنندگان کنترل لازم را اعمال نماید.
6- در خصوص اظهار نظر در ارتباط با سخنان هریک از شرکت کنندگان باید توجه نمود که هر کس با یادداشت برداری در زمان اختصاص یافته به خود می تواند نسبت به اظهار نظر خود اقدام نماید و نباید در بین بیانات طرف مقابل وسط حرفهای او وارد شده و سخنرانی وی را قطع نمود.
7- قرار دادن آمار و اطلاعات، لوازم التحریر ، کاغذ یادداشت و... مربوط به جلسه ، قبل از ورود شرکت کنندگان بر روی میز محل استقرار آنان ، نشانه ی نظم و انضباط حاکم در جلسه بوده و فهم مطالب ارائه شده به وسیله گردانندگان جلسه را برای شرکت کنندگان تسهیل می نماید.
8- در جلسات از انجام کارهای خارج از موضوع جلسه جدا اجتناب گردد.
9- دستور جلسه باید تا حد امکان ساده و کوتاه تهیه گردد.
10- در ساعات اولیه جلسات ، معمولا شرکت کنندگان هوشیار تر می باشند ، بنابر این بهتر است سعی گردد بحث در مورد موضوعات مهم در ابتدای جلسه مطرح شود .
11- محل تشکیل جلسه طوری انتخاب گردد که به دور از هر گونه مزاحمت های احتمالی باشد.
12- در اغاز جلسه با بستن تلفن همراه خود شرکت کنندگان را متوجه عدم استفاده از تلفن همراه بنمایید و یا کاملا مودبانه در ابتدای جلسه از آنان در خواست نمایید که تلفن همراه خود را خاموش نمایند.
13- مشارکت دادن شرکت کنندگان در اجرای جلسه باعث دوری رخوت و بی حالی و خواب آلودگی در نزد آنها می گردد.
14- حتی الامکان جلسات کوتاه و گویا برگزار گردد و از اطناب کلام خودداری شود.
15- از صحت عملکرد سیستم صوتی و تصویری ، سیستم رایانه ای و ویدئوپروجکشن و... قبل از شروع جلسه اطمینان حاصل گردد.
16- در خصوص زمان و نوع پذیرایی دقت لازم به کار گرفته شود .بهتر است این کار در وسط جلسه به عنوان وسیله ای جهت رفع خستگی باشد.در هر صورت برنامه ریزی در خصوص پذیرایی قبل از اغاز جلسه انجام گیرد و در طول جلسه در این خصوص تعیین تکلیف نگردد.
17- رعایت ساعت شروع جلسه و حضور به موقع در آن از طرف برگزار کنندگان و شرکت کنندگان الزامی باشد وقبل از ساعت مقرر هر دو گروه در محل جلسه حضور یابند.در صورت عدم رعایت وقت شناسی با برخورد جدی مناسب در راستای فرهنگ سازی در این خصوص گام بردارید.
18- جلسه را دقیقا برابر برنامه ارائه شده مدیریت نمایید.
19- از شرکت کنندگان در جلسه بخواهید در خصوص مطالب ارائه شده یادداشت برداری نمایند تا ضمن بهره برداری از مطالب، همه آنها را به عنوان سابقه جهت استفاده های بعدی در اختیار داشته باشند. چه بسا حافظه ی افراد دارای ظرفیت های متفاوتی بوده و طبیعی است که نتواند همه مطالب را ضبط و ثبت نماید. این مسئله جو بی اعتنایی احتمالی موجود در جلسه را هم کاهش خواهد داد.در این خصوص استادی می گفت :" اگر دانشجویی بدون دفترچه یادداشت جهت طرح موضوعی به من مراجعه کند از ارائه اطلاعات به وی خودداری می نمایم."
20- دبیر جلسه یا یکی از شرکت کنندگان موظف گردد تا ضمن یادداشت مطالب ارائه شده ، بلافاصله بعد از خاتمه جلسه نسبت به تنظیم صورت جلسه اقدام نماید.
21- هنگام تنظیم صورت جلسه از جملات کوتاه ، دقیق و مرتبط استفاده شود.
چگونه یک صورت جلسه فنی بنویسیم ؟
گام اول: استفاده از یک الگوی مناسب
اگر می خواهید هنگام نوشتن صورت جلسه، برای یادآوری اطلاعات عمومی جلسه و همچنین ثبت نکات کلیدی زمان زیادی را صرف نکنید، باید قبل از برگزاری جلسه برای آن آماده شوید. از این رو همیشه یک الگوی مناسب برای یادداشت اطلاعات جلسه و نکات مطرح شده در آن همراه داشته باشید.
شما می توانید به راحتی از الگوی پیشنهادی در این دست نوشته استفاده کرده و یادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حین آن با ثبت در این الگو و یا الگوهای مشابه انجام دهید.
گام دوم: یادداشت های قبل از جلسه
زمان های ابتدایی جلسه که معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضای جلسه، با کندی و تشویش خاطر سپری می شود موقع مناسبی برای تنظیم بخش های عمومی یک صورت جلسه است.
محل برگزاری، ساعت شروع، تاریخ برگزاری، موضوع جلسه، نام دبیرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومی یک جلسه هستند که در اکثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص می باشند و شما می توانید قبل از رسمی شدن جلسه این اطلاعات را در صورت جلسه یادداشت کنید.
بدین ترتیب علاوه بر اینکه بخشی از صورت جلسه را تنظیم کرده اید، از اتلاف وقت خود نیز جلوگیری نموده اید.
گام سوم: جمله آغاز کننده
معمولا در تدوین هر نوشته ای جمله شروع کننده بسیار مهم و راهگشا است. اگر نمی دانید متن صورت جلسه را چگونه باید آغاز کنید از این جمله پیشنهادی استفاده نمایید:
این جلسه با حضور اعضای ذیل برگزار گردید.
یادآوری: این جمله ساده علاوه بر اینکه راهگشای تداوم نگارش صورت جلسه می تواند باشد، هدایتگر خوبی برای توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اسامی حاضرین در جلسه می باشد که نام آنها معمولا در ذیل صورت جلسه ثبت می گردد.
جملات بعدی بستگی به ذوق و سلیقه شما در نگارش صورت جلسه دارد که می توانید از الگوهای ذیل و یا ترکیبی از آنها استفاده نمایید. لیکن به آنها محدود نشوید.
• هدف این جلسه عبارت است از ...
• پیرو بررسی مفاد صورت جلسه قبلی و مذاکرات انجام یافته حین جلسه، نتایج ذیل حاصل گردید:
• در ابتدای جلسه آقای/ خانم ... در خصوص ... توضیحات لازم را ارایه نمودند.
گام چهارم: ثبت نکات کلیدی و مصوبات جلسه
به خاطر داشتن نکات مطرح در این دست نوشته، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواسته های ذینفعان هر جلسه سبب ساز کسب مهارت در تدوین به هنگام (حین جلسه) و دقیق یک صورت جلسه خواهد گردید. لیکن تا زمان کسب چنین مهارتی کافیست نکات کلیدی جلسه و مصوبات آنرا یادداشت نمایید و پس از جلسه و با آسودگی خاطر صورت جلسه اصلی را تنظیم و منتشر نمایید.نکات اصلی جلسه که لازم است کلیات ویا جزییات این نکات (بسته به اهمیت و خواسته های صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از:
• خلاصه مذاکرات انجام یافته حین جلسه با قید نام فرد مطرح کننده،
• عناوین پیشنهاد های مطرح شده در جلسه با قید نام پیشنهاد دهنده،
• شرح مصوبات جلسه با قید مشخصات زمانی و مسئول اجرای هر مصوبه.
ثبت دقیق و کامل مصوبات جلسه نیز مهمترین بخش تدوین یک صورت جلسه است. روش کامل ثبت مصوبات جلسه باید مبتنی بر الگوی 5W-H به شرح ذیل باشد.
• شرح موضوع مصوبات (what) ،
• نام محل اجرای مصوبه (where) ،
• نام فرد مسئول (who) ،
• زمان دقیق اجرای مصوبات (when) ،
• دلایل اجرای مصوبه (why) ،
• چگونگی انجام مصوبه (how) .
یادآوری: در برخی موارد و به دلایل مختلف امکان ثبت کامل نکات یاد شده برای مصوبات جلسه نیست لیکن ضروری است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زمانی اجرای مصوبه حتما در کنار مصوبه قید گردد.توصیه می گردد برای راحتی نوشتن و پیگیری های بعدی، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد. به مثال ذیل توجه نمایید.
خلاصه مطالب و مصوبات جلسه مسئول انجام مهلت انجام
1- معرفی این دست نوشته به کلیه علاقه مندان کلیه خوانندگان بدون فوت وقت
گام پنجم: ثبت اطلاعات تکمیلی
ثبت ساعت خاتمه، تکمیل اسامی و سمت حاضرین در جلسه، ثبت اسامی غایبین جلسه، درج شماره صفحه و شماره کل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضرین در صورت امکان و حصول اطمینان از تکمیل بودن صورت جلسه گام پایانی تدوین یک صورت جلسه خوب است.
پس از حصول اطمینان از تکمیل تمامی قسمت های یک صورت جلسه مطابق الگوی پیشنهادی، به تعداد لازم از صورت جلسه تکثیر نموده و آنها را برای ذینفعان جلسه ارسال نمایید.
یادآوری: توصیه می گردد صورت جلسه را به صورت الکترونیکی تدوین نموده و فایل آن را برای ذینفعان جلسه ایمیل نمایید.
چگونگی خوب حرف زدن
تدوین: پایگاه مدیریار
اهمیت کلام: قرآن کریم از سنخ کلام است خود را به عنوان بیان معرفى کرده است: «هذا بیان للناس» (آل عمران، ۳ / ۱۳۸) گر چه بیان، مفهومى است گسترده و بر هر چیزى که مبین مقصود و مراد انسان باشد اطلاق مى شود، خواه سخن یا خط یا اشاره، لکن شاخص همه آنها سخن است و لذا قرآن به آداب سخن، بیش از خط یا اشاره پرداخته است.
به حسب عادت، سخن گفتن مسأله سادهاى به نظر مى رسد لکن با اندک تأمل خواهیم دانست که این امر از پیچیدهترین و ظریفترین اعمال انسانى است.
این ظرافت عظمت، از یک سو به نحوه همکارى اعضاى دستگاه صوتى براى ایجاد اصوات مختلف و نیز به وضع لغات و چینش آنها به دنبال یکدیگر مربوط است و از سوى دیگر به تنظیم استدلالات و بیان احساسات از طریق عقل مربوط مى شود. عظمت زبان، این عضو کوچک و فعال، و سخن که فعل آن است، از نکات زیر دریافت مى شود:
1. آن گونه که از آیات 1 تا 4 سوره الرحمن استفاده مى شود، یکى از مهمترین نعمتهاى الهى بعد از نعمت آفرینش، نعمت بیان است. در این آیات آمده است: «الرحمن.علم القرآن. خلق الانسان. علمه البیان» خداى رحمان، قرآن را یاد داد، انسان را آفرید، به او بیان آموخت. گویا مفهوم این سخن آن است که انسان است و بیانش.
2. در قیامت از مسؤولیت زبان سؤال مى شود.در سوره بلد آیات 8 و 9 مى خوانیم: «الم نجعل له عینین. و لسانا و شفتین» آیا دو چشمش ندادیم، و زبانى و دو لب. شاید تعقیب آیه فوق به آیه ۱۰ این سوره: «و هدیناه النجدین» و هر دو راه[ خیر و شر] را بدو نمودیم)، این مطلب را مى فهماند که زبان یکى از ابزار هدایت است.
3. سخن بهترین ابزار انتقال افکار و حتى تأثیر گذارى است که در کلام پیامبر به عنوان سحر به آن اشاره شده. فرمود: ان من البیان سحرا.(1)
4. از میان معجزات انبیا، با عظمتترین معجزه، معجزه خالده نبوى یعنى قرآن، از سنخ کلام است. تأثیر این معجزه تا بدانجا بوده که کفار با شنیدن این کلام، از آن به<سحر» تعبیر مى کردند: «فقال ان هذا الاسحر یؤثر»(مدثر، ۷۴ / ۲۴) گفت: این قرکن جز سحر نیست. و گاه تا بدانجا پیش مى رفتند که مى گفتند:«و قال الذین کفروا لا تسمعوا لهذا القرآن و الغوا فیه لعلکم تغلبون»(فصلت، ۴۱ / ۲۶) کسانى که کافر شدند گفتند: به این قرآن گوش مدهید و سخن لغو در آن اندازید شاید شما پیروز شوید.
تعبیر به سحر و نهى از استماع قرآن، هر کدام به نوعى حکایت از نفوذ تأثیر کلام الهى بر مردم دارد.
5. از جمله نخستین خواستههاى موسى پس از مبعوث شدن به رسالت، براى موفقیت در انجام مسولیت خویش، زبان رساست.فرمود: «و احلل عقدة من لسانى.یفقهوا قولى.»(طه ۲۰ / ۲۷، ۲۸) و از زبانم گره بگشاى، تا سخنم را بفهمند.
6. وجود آفات براى سخن در فرمایش امیر المؤمنین، نشان دیگرى از اهمیت و شأن کلام است. فرمود: للکلام آفات (2) همانا براى سخن آفاتى است.
فیض کاشانى در محجة البیضأ آفات زبان را تا 20 مورد بر شمرده است. در بیانى دیگر امام على علیهالسلام، سخن را یکى از ابزار وضع و رفع نعمت دانسته است: رب کلمة سلبت نعمة و جلبت نقمة (3) چه بسا سخنى که نعمتى را سلب کند و بلاهایى را جذب کند.
و در تعبیر دیگر، تأثیر کلام را به شمشیر تشبیه کرده است. آنگاه که فرمود: رب کلام کالحسام (4) چه بسا کلامى که [در برندگى] همچون شمشیر است.
…ادامه داردتنظیم برای تبیان: حسین عسگری – گروه دین و اندیشه
1- محمدى رى شهرى، میزان الحکمْ، حدیث شماره 1847
2- همان، ح 17959.
3- نهج البلاغه، حکمت 381، فیض الاسلام
4- میزان الحکمْ، ح 17830
حرف مرا می فهمی؟
خوب حرف زدن یکی از راه های احترام به فرد مقابل است . ما باید یک گفت و گوی خوب و متعادل را آغاز کنیم ، حرف بزنیم و بشنویم، یعنی علاقه به شنیدن صحبت ها و نقطه نظرات طرف مقابل هم داشته باشیم.
باید طوری عمل کنیم که طرف مقابل با اطمینان صحبت های ما را بشنود و مطمئن شود که با درک و همدلی با او به گفت وگو نشسته ایم .
ما حتی اگر حرف هم نزنیم به واسطه حرکات و فیزیک و ظاهر خود می توانیم درونیات خود را به فرد مقابل منتقل کنیم .پس بهتر است در صحبت کردن ظاهر خود را نطز همانند نیت درونی خود مثبت و محبت آمیز جلوه دهیم . یک گوینده خوب و توانا باید قادر به تغییر ایده ها و عقاید با لحنی مناسب باشد .او ضمن اینکه باید اعتقاد عمیق به گفته های خود داشته باشد می بایست پذیرای شنیدن آرا و عقاید دیگران نیز باشد.
باید خوب حرف بزنیم و خوب گوش کنیم . در صحبت کردن است که با تفکرات و عقاید دیگران آشنا می شویم. گاهی اوقات نزدیکان ما دوست دارند از آنها بپرسیم که فکر آنها را چه چیزی به خود مشغول کرده است . باید توانایی سوال کردن داشته باشیم و نترسیم از اینکه ممکن است پاسخ ها آنچه انتظارش را داریم نباشند. ما باید نقد پذیری را در خود تقویت کنیم، تایید و رد شویم تا بتوانیم ارتباط برقرار کنیم .سوال و جواب های صحیح ، روابط آسیب دیده را احیاء کرده و باعث نزدیکی انسان ها می شود.
دکتر شهین اولیایی زند (جامعه شناس ) معتقد است برای خوب حرف زدن سه فاکتور اساسی وجود دارد: گوینده ابتدا باید درک درستی از جامعه خود داشته باشد و بداند مخاطبان او چه کسانی هستند.اگر بهترین حرف ها رابزنیم ، ولی مخاطب را نشناسیم ، کار بیهوده ای کرده ایم . خطیبی که می خواهد بحثی را ارائه کند باید شناخت درستی از جامعه اش داشته باشد . متاسفانه روشنفکرها و دست اندرکاران نمی دانند با مردم عادی چطور صحبت کنند، یعنی مخاطب شناسی نمی کنند.
فاکتور دوم این است که بر آنچه می خواهیم بگوییم مسلط باشیم.بعضی تصور می کنند صرف داشتن مدرک تحصیلی یا تخصصی نشان دهنده تیزهوشی و ژرف نگری است ،اما همه این را می دانیم که همیشه از بین هزاران دکتر هم یکی چیره تر است ، پس بر آنچه می گوییم مسلط باشیم .اولیایی زند زمان شناسی و مکان شناسی را سومین فاکتور مهم می داند : باید بدانیم چه زمانی برای مخاطب حرف بزنیم ممکن است حرف های خوبی برای گفتن داشته باشیم ، ولی آن را در یم زمان نامناسب هدر بدهیم. دکتر سید مهدی میرشفا، متخصص روانشناسی بالینی و آسیب شناسی خانواده ،معتقد است در یک گفت و گو سه عنصر اساسی وجود دارد: اول فرستنده (گوینده )، دوم شنونده (گیرنده ) و سوم موضوع .
اول ،خوب گوش کردن است ، این کار پایه صحبت کردن و یک هنر است . در کلاس هایی که برای روانشناسان برگزار می شود به آنها می آموزند که چطور خوب گوش کنند تا بتوانند مراجعان و بیماران خود را درمان کرده و به نکات کلیدی دست یابند.
دکتر میر شفا در ادامه می گوید : نوع فیزیک بدن ، توجه کامل به طرف مقابل و نوع نگاه نیز حائز اهمیت بالایی هستند.ما باید بتوانیم آنچه را که در دل داریم خوب بیان کنیم .یعنی بدرستی بیان احساس کرده و دریافتی های خود را با شیوه های ظریف و هنرمندانه منتقل کنیم .در صحبت کردن باید سن ،جنس ،نژاد ،قومیت و مذهب فرد مقابل را هم در نظر بگیریم و بعد از آن با او وارد مذاکره شویم.در هنگام صحبت هم باید به لحن توجه کرده و کش و قوس های لازم را رعایت کنیم.
میرشفا معتقد است در مجموع باید صادق ، ساده و صمیمی باشیم .از پیچیدگی و لفاظی خودداری کنیم .حین صحبت به چشم طرف مقابل نگاه کنیم و به حالت های او توجه کنیم ، ببینیم در میان صحبت های ما آرام است ، عصبانی یا هیجان زده می شود یا حوصله اش سر می رود .گاهی در این صحبت ها لازم است سکوت کنیم. سکوت به تنهایی بسیار موثر بوده و انتقال دهنده بسیاری از درونیات است.
دکتر میرشفا در میان صحبت هایش به عنوان نمونه به یکی از مراجعان خود اشاره می کند: مردی استاد دانشگاه بود ، ولی با پسر 21 ساله خود مشکل داشت و نمی توانست ارتباط کلامی خوبی با او برقرار کند .من مت.جه شدم اشکال او نداشتن تماس چشمی است .او هنگام صحبت کردن به در و دیوار نگاه می کرد، در نتیجه ارتباط کلامی خوبی برقرار نمی کرد به او گفتم از این پس روزی 10 تا 15 دقیقه در آینه نگاه کرده و هنگام صحبت هم در چشمان طرف مقابل نگاه کن. او با رعایت این نکته حال توانسته ارتباط خوبی با پسرش برقرار کند. حتی نوع نشستن هم به مخاطب ما می فهماند که ما چقدر برای او ارزش و احترام قائل هستیم. در صحبت کردن موضوع ارتباط را باید بدانیم ، اینکه در چه زمینه ای می خواهیم صحبت کنیم .آیا قرار است صحبت ما دو طرفه و به صورت پرسش و پاسخ باشد که در این صورت حالت مذاکره پیدا می کند، مذاکره می کنیم و با پیروی از یک موضوع واحد به نتیجه می رسیم . اگر در صحبت کردن از این شاخه به آن شاخه بپریم ،کلام قطع شده و رشته اصلی ارتباط از دست ما خارج می شود .در روابط داخل خانواده هم همین قوانین حکمفرماست . این آسیب شناس خانواده عقیده دارد روابط حاکم بر خانواده از درجه اهمیت بالاتری نسبت به روابط اجتماعی برخوردارست . مادر خانواده در این زمینه نقش محوری دارد. او باید اعضای خانه را دور هم جمع کرده و موضوع صحبت را مشخص کند که این را در اصطلاح مراسم گفت و گوی خانواده می گویند . در این دور هم جمع شدن ها اعضای خانواده دلخوری های بوجود آمده یا اشتباهات خود را مطرح می کنند ، یعنی در یک شرایط مطلوب به گفت و گو پرداخته و نتیجه می گیرند . این شرایطی است که در یک خانواده منسجم برقرار می شود ، اما در یک خانواده غیرمنسجم هر کدام از افراد در هر شرایطی که می خواهد حرف خود را می زند و عملا روابط مخدوش است و اغلب گفت و گو ها همراه با توهین و تحقیر است و به نتیجه مطلوبی نمی رسد.
پس اگر خواستید ارتباط رضایت بخشی با اعضای خانواده یا افراد اجتماع خود داشته باشید سعی کنید ابتدا مخاطب خود و زمان و مکان را بشناسید، بر موضوع گفت و گو اشراف کامل داشته و مسلط صحبت کنید، به چشمان مخاطب خود نگاه کنید، از لفاظی بپرهیزید و صادق و ساده و صمیمی باشید. مطمئنا خاطره خوبی از آن گفت و گو در ذهنتان باقی می گذارید.
آداب حرف زدن در سیره امامان
پیامبر اکرم صلّی اللّه علیه و آله فرمود: هنگامی که موسی بن عمران علیه السلام با خضر علیه السلام ملاقات کرد موسی علیه السلام به وی گفت: مرا موعظه کن. خضر گفت: ای کسی که جویای دانشی! بدان که گوینده کمتر از شنونده خسته میشود، پس هیچ گاه اهل مجلس خود را خسته مکن. بحار / ۱ /۲ ۲۶
1 اثر کم سخن گفتن
قال علی علیه السلام: ان احببت سلامة نفسک و ستر معایبک فاقلل کلامک و اکثر صمتک یتوفّر فکرک و یستیز قلبک. غرر الحکم / ۳۷۲۵
اگر سلامت نفس و وجودت و نیز پوشانده ماندن عیوبت را دوست داشتی گفتارت را کم کن و سکوتت را بسیار تا آنکه اندیشه‌ات بسیار و دلت روشن شود و مردم از دست تو در امان باشند.
2 اثر زیاد سخن گفتن
قال علی علیه السلام: من کثر کلامه کثر خطاؤ ه و من کثر خطاؤ ه قلّ حیاؤ ه و من قلّ حیاؤ ه قلّ ورعه و من قلّ ورعه مات قلبه و من مات قلبه دخل النار. بحار / ۷۱ / ۲۸۶
هر که کلامش زیاد شود. اشتباهاتش زیاد میشود و هر کس خطایش زیاد شود، شرم و حیایش کم میشود و آنکه حیایش کم شود، ورع و پرهیزگاری‌اش کم شود، و هر کسی خداترسی‌اش کم شود، قلبش می‌میرد و آنکه قلبش مُرد، در آتش افکنده شود.
3 بهترین سخن
الف- سخن راست؛ قال علی علیه السلام: خیرالکلام الصدق. غرر/۴ ۹۹بهترین حرف، حرف راست است ب- همراه با عمل؛ خیر المقال ما صدّقه الفعال. سفینة البحار / ۷ / ۳۸۳بهترین گفتار کلامی است که عمل و رفتار ثابتش کند. ج- ملال آور نباشد؛ قال علی علیه السلام: خیر الکلام ما لا یملّ و لا یقلّ. غرر الحکم / ۴۹۶۹بهترین کلام، گفتاری است که خسته کننده نباشد و از گوینده نکاهد. [یعنی جایگاه گوینده‌اش را پایین نیاورد] د- منظم و همه فهم؛ قال علی علیه السلام:احسن الکلام مازانه حسن النظام و فهمه الخاص و العامّ. غرر الحکم / ۳۳۰۴نیکوترین گفتار، کلامی است که منطق و نظم زیبایش کرده باشد و همه فهم باشد. ه- متقن و استوار؛ قال علی علیه السلام: احسن القول السداد. غرر الحکم / ۲۸۶۵نیکوترین کلام، کلام استوار و محکم است.
4- آداب سخن گفتن
1 پاکیزه باشد؛ قال رسول الله صلّی اللّه علیه و آله: ثلاث من ابواب البر: سخأ النفس و طیب الکلام و الصبر علی الاذی. محاسن / ۱ / ۶۶
سه چیز است که از جمله راه‌ها و درهای نیکی است: بخشندگی و سخاوت، خوبی گفتار و صبوری در مقابل آزارها
۲ زیبا باشد؛ قال علی علیه السلام: اجملوا فی الخطاب تسمعواجمیل الجواب.
غررالحکم /۲۵۶۸
در گفتار خود اختصار را پیشه کنید تا جوابهای نیکو بشنوید.
۳ خریدار داشته باشد؛ قال علی علیه السلام: لا تتکلّمن اذا لم تجد للکلام موقعا.غررالحکم / ۱۰۲۷۴
هرگاه برای حرف خود جایی نمی‌بینی حرف نزن
۴ نرم و ملایم باشد؛ قال علی علیه السلام: عوّد لسانک لین الکلام و بذل السلام یکثر محبّوک و یقلّ مبغوضک. غرر الحکم / ۶۲۳۱
زبانت را به گفتار نرم بگردان و سلام را هدیه کن تا دوستدارانت زیاد و دشمنانت کم شوند.
۵ از روی علم و آگاهی باشد؛ قال علی علیه السلام: لا تقل بما لا تعلم فتتّهم باخبارک بما تعلم.غرر الحکم / ۱۰۴۲۶
۶ بی فایده نباشد؛ قال رسول الله صلّی اللّه علیه و آله: من حسن اسلام المرء ترکه الکلام فیما لا یعنیه. بحار / ۲۸ / ۱۳۶
از نشانه‌های خوبی ایمانِ شخص این است که ایمانش او را از کلامی که سودی برایش ندارد باز دارد.
۷ مستهجن نباشد؛ قال علی علیه السلام: ایاک و مستهجن الکلام فانه یوغر القلوب.غرر الحکم / ۲۶۷۵
از کلام مستهجن بپرهیز که قلبها را به دشمنی و کینه می‌اندازد.
۸ پاسخ آن انسان را ناراحت ننماید؛ قال علی علیه السلام: لا تقولنّ ما یسئوک جوابه.غرر الحکم / ۱۰۱۵۵
حرفی که جوابش ناراحتت میکند را نگو
هنگام حرف زدن شش کار نکنید
بیشتر مواقع مستمعین از طریق چشم هایشان به سخنان شما گوش می سپارند. ایما و اشاره های شما بیانگر چیست؟ آیا در هنگام سخنرانی در یک جلسه مهم و معتبر، مطمئن و موثق ظاهر می شوید و یا اینکه فاقد اعتماد به نفس ، عصبی و دستپاچه هستید؟مشکل از طرز ایستادن، حرکات صورت و ژست هایی که به خود می گیرید، آغاز می شود.
آقای" جو الن دیمیتریوس " عضو مشاوران مشهور هیئت منصفه دادگاه می گوید: "زمانی که از هیئت منصفه دلیل قبول شهادت افراد را جویا می شویم، آنها ا‌ظهارمی دارند که حرکات و ایما اشاره دو برابر چیزهای دیگر تاثیر گذار هستند."اما چگونه می توانید مهارت های غیرکلامی خود را افزایش دهید؟ از انجام حرکات نامناسب پرهیز کنید و در عوض حرکات جایگزینی که مناسب شرایط موجود هستند را انجام دهید. با این کار شما متوجه تفاوت شـگرفی که در زندگی شما به وجود میآید، خواهید شد. در اینجا به 6 حرکت کُشنده که انجام آن باعث می شود مستمعین نسبت به گفته های شما بی اهمیت شده و تحت تاثیر قرار نگیرند اشاره میکنیم. سعی نمایید از انجام آنها اجتناب کنید، آنگاه با یک چنین کار کوچکی تغییرات چشمگیری در زندگی شما به وجود خواهد آمد.
نگاه به زمین به جای مخاطبان : این کار یعنی اینکه شما دچار کمبود اعتماد به نفس هستید، برای سخنرانی آماده نیستید و به همین دلـیـل عـصبی و دستپاچه شده اید.در طول سخنرانی در حدود 90 درصد از کل زمان را به چشم های حضار نگاه کنید. بسیاری از افراد بیشتر وقت خود را صرف نگاه کردن به زمین، پرده اسلاید و یا میزی که پیش روی آنها قرار دارد، می کنند. رهبران و مدیران موفق در حین صحبت کردن مستقیما به چشم های شنوندگان خود نگاه می کنند.
خمیدگی: باداشتن چنین حالتی یعنی شما فاقد قدرت هستید و اعتماد به نفس خود را ازدست داده اید.اگر قرار است در طول مدت سخنرانی در جایی ثابت بایستید، بهتر است پاهای خود را به عرض شانه باز کنید و اندکی به سمت جلو گرایش داشته باشید. در این حالت شانه ها نیز باید اندکی به سمت جلو متمایل شوند. در این وضعیت شما اندکی مردانه تر جلوه می کنید. توجه داشته باشید که سر و ستون فقرات باید راست باشد. سعی کنید از تریبون و یا سکویی که در جلوی شما قرار دارد به عنوان دستاویزی برای تکیه دادن استفاده نکنید.
تکان خوردن، جنبیدن و پیچ و تاب خوردن : اگر شما مدام تکان بخورید مفهومش این است که شما عصبی، دستپاچه و نا آرام بوده و از آمادگی لازم برخوردار نیستید.از تکان خوردن، دست بکشید. تکان های بی جا و بی مورد هیچ هدفی را در بر ندارند. این کارها کمبود صلاحیت و شایستگی و عدم توانایی کنترل امور را بیان می کند.
بی حرکت ایستادن: این روش هم نشان می‌دهد شما انعطاف پذیر نبوده و فرد کسل کننده، بی انرژی و خسته کننده ای هستید. سعی کنید راه بروید، حرکت کنید. بیشتر افرادی که برای آموزش آداب سخنرانی مراجعه می‌کنند، دارای این تصور غلط هستند که یک سخنران خوب باید سفت و سخت بر سر جای خود میخکوب شود. روشی که به آنها توصیه میشود این است که نه تنها راه رفتن قابل قبول است، بلکه خوشایند نیز می‌باشد. بسیاری از تجار بزرگ به میان مردم می روند و دائما در حال حرکت هستند؛ البته حرکت هدفمند! شاید یک سخنران پویا و پر انرژی برای هدف خاصی از یک سمت اتاق به طرف دیگر آن حرکت کند، اما اگر هیچ کسی درآن قسمت از اتاق حضور نداشته باشد بالطبع این حرکت او بی مورد است و جزء موارد هدفمند به شمارنمی آید.علت اینکه من به متقاضیان خود پیشنهاد می کنم که قسمت کوتاهی از سخنرانی هایشان را ضبط کنند نیز این است که می خواهم بدانم آیا حرکات خارج از محدوده انجام می دهند یا خیر؟
قرار دادن دست‌ها در داخل جیب:چنین حالتی به این مفهوم است که شما علاقه خاصی به مطلب مورد بحث ندارید و غیر متعهد و نا آرام هستید.در این قسمت راه حل ساده ای برای شما داریم؛ دست های خود را از جیبتان در آورید. تجار بزرگ هیچ گاه در حین سخنرانی هردو دست خود را درون جیب هایشان قرار نمی دهند. قرار دادن یکی از دست ها در داخل جیب، در زمانی که با دست دیگر در حال ژست و فیگور گرفتن هستید، قابل قبول می باشد.
استفاده از ژست های ساختگی: خیلی خوب است که بتوانید ژست های متفاوتی به خود بگیرید، فقط باید توجه داشته باشید که این کار را به حد افراطی انجام ندهید. پژوهش ها ثـابت کرده اند ژست هایی که افراد به خود می گیرند منعکس کننده افکار بسیار پیچیده ای است و همین ژست ها هستند که صلاحیت و شایستگی شما را به شنوندگان نشان می دهند. اما زمانی‌که از ایما و اشاره های ساختگی استفاده می کنید، درست مثل انسان های متزور و ریا کار جلوه خواهید کرد.به عنوان مثال آقای بوش همیشه در سخنرانی های خود از ژست هایی استفاده می کرد که هیچ ارتباطی با گفته های او نداشت. شاید او بیش از اندازه تحت آموزش قرار گرفته بود. درست مثل زمانی که صدا یک چیز باشد و تصویر چیز دیگر."
